Tecnología jurídica en los despachos: Mejora la gestión documental y la seguridad de datos

¿Están los despachos jurídicos preparados para enfrentar los desafíos de la actualidad?

A pesar de la creciente demanda de accesibilidad y la necesidad de gestionar volúmenes masivos de documentos, muchos despachos siguen operando con procesos tradicionales que no están a la altura de las exigencias actuales.

Esta falta de digitalización ralentiza la eficiencia, provocando una mayor vulnerabilidad a errores humanos, pérdida de documentos y dificultades para cumplir con las normativas de protección de datos.

Ante este panorama, ¿sabes cómo garantizar la competitividad y eficiencia de tu despacho y asegurar la privacidad de la información sensible?

Los despachos jurídicos, dedicados a brindar asesoría legal, representación en juicios y la redacción de documentos legales, manejan grandes volúmenes de información sensible y confidencial.

Su actividad diaria requiere una gestión precisa y segura de documentos, así como el cumplimiento estricto de normativas de protección de datos.

Sin embargo, la falta de digitalización en muchas de estas empresas limita su eficiencia y las expone a diversos riesgos o problemas. Vamos a desarrollar las dos principales: la gestión de documentos y la seguridad de la información.

La gestión documental es una de las áreas más críticas para los despachos jurídicos.

Los abogados manejan una cantidad significativa de información, que incluye contratos, pruebas, correspondencia y documentos legales. Y tradicionalmente, muchos despachos han confiado en archivos físicos o en sistemas de almacenamiento digital básicos, lo que presenta varios problemas:

La seguridad de la información es una prioridad absoluta para los despachos jurídicos. Manejan datos sensibles y confidenciales de sus clientes, por lo que deben garantizar que esta información esté protegida contra accesos no autorizados y ciberataques.

Sin embargo, los métodos tradicionales presentan varios riesgos:

Para abordar las problemáticas de gestión documental y seguridad de datos en los despachos jurídicos, el cloud computing se presenta como una solución clave.

La nube ofrece una plataforma digital avanzada que mejora significativamente estas áreas críticas.

Las soluciones cloud permiten una gestión de documentos más eficiente y organizada. Por un lado, con el acceso remoto, los documentos almacenados en la nube pueden ser accedidos y editados desde cualquier lugar, facilitando la colaboración entre equipos y permitiendo el trabajo remoto.

La sincronización en tiempo real asegura que todos los miembros del equipo trabajen con la versión más actualizada de cada documento, lo cual es crucial en entornos donde la precisión y la actualidad de la información son esenciales.

Por otro lado, la nube también ofrece herramientas avanzadas de organización y búsqueda. La indexación y búsqueda avanzada reducen significativamente el tiempo necesario para localizar documentos, y el uso de metadatos y etiquetado permite una categorización eficiente, facilitando su recuperación.

Los flujos de trabajo automatizados minimizan los errores humanos y aumentan la eficiencia operativa, asegurando que los documentos sean enviados automáticamente a las personas correctas para su revisión y aprobación.

El cloud computing, si entramos en materia de protección de datos, proporciona un nivel superior de seguridad para la información confidencial comúnmente manejada por los despachos jurídicos.

Los datos almacenados en la nube están cifrados tanto durante su almacenamiento como durante su transmisión, protegiendo la información contra accesos no autorizados. El cifrado de extremo a extremo garantiza que los datos solo puedan ser leídos por las personas autorizadas.

Las medidas de autenticación avanzadas, como la autenticación multifactor, aseguran que solo el personal autorizado pueda acceder a los datos. La gestión de identidades y accesos permite controlar y gestionar quién tiene acceso a qué información, reduciendo el riesgo de acceso no autorizado.

Además, las soluciones de cloud computing están diseñadas para cumplir con las normativas de protección de datos (RGPD), asegurando que los despachos cumplan con los requisitos legales. Las capacidades de auditoría y registro detallado facilitan la demostración de cumplimiento en caso de inspecciones.

En un cloud privado se realizan copias de seguridad automáticas y se pueden contratar soluciones de recuperación ante desastres, protegiendo los datos contra pérdidas accidentales y asegurando la continuidad del negocio en caso de fallos técnicos o desastres naturales.

Laver es un despacho de consultoría y asesoría legal en rápido crecimiento que hace unos años contaba con una infraestructura de TI obsoleta y servidores físicos costosos e inseguros.

Un informático interno no podía satisfacer las crecientes necesidades del despacho, lo que les llevó a buscar un proveedor tic que les ayudara a optimizar su infraestructura IT y así fue como migraron al cloud privado, que ha sido clave para la confidencialidad y tranquilidad de sus clientes.

La seguridad de la información es fundamental para un despacho de profesionales como el suyo, ya que manejan datos confidenciales de las empresas y los trabajadores a nivel económico, financiero y personal.

El entorno de nube privada les garantiza, por un lado, el cumplimiento de normativas de su sector, promoviendo la confianza y reputación del despacho. Y por otro, la seguridad en cuanto a hermetismo de datos, ya que cuentan con continuidad del servicio ante interrupciones o siniestros.

Fornell Consultors, un despacho profesional de consultoría legal, cuenta con diferentes despachos estratégicos distribuidos por el territorio nacional. Uno de sus principales retos era la comunicación entre estos, compartir software y datos entre todos los usuarios de la compañía, independientemente del despacho o localización donde se encontrasen.

Por ello, en términos de gestión documental, migrar al cloud ha sido clave para ellos, para poder unificar y centralizar toda la información. Los flujos de trabajo son más rápidos y eficientes.

En ANCO entendemos los retos que tu despacho enfrenta a diario en el sector. Con un enfoque personalizado, te ayudamos adaptándonos a tus necesidades.

Proporcionamos una infraestructura de vanguardia, una nube privada totalmente segura para alojar los datos sensibles de tus clientes y soporte IT experto para maximizar tu productividad.