Gestión documental en la nube: ¿Cómo ayuda adCloud Files a tu despacho?

¿Crees que los documentos de tu despacho están realmente seguros?

La gestión documental es un desafío clave para los despachos profesionales, especialmente en el sector jurídico. Los abogados manejan contratos, pruebas y documentos legales que requieren máxima seguridad y acceso rápido.

Sin embargo, muchos despachos aún dependen de archivos físicos o sistemas digitales poco eficientes, lo que complica la organización y aumenta los riesgos de pérdida o acceso no autorizado.

La solución está en una herramienta que garantice almacenamiento seguro, acceso remoto y control total de los datos.

A pesar de los avances en tecnología y la creciente digitalización en múltiples sectores, muchos despachos profesionales siguen enfrentando problemas significativos en la gestión de documentos.

La transición de los métodos tradicionales a soluciones digitales no siempre es sencilla, y en muchos casos, las herramientas disponibles no cumplen con los estándares de seguridad, accesibilidad y eficiencia que estos entornos requieren.

Además, la falta de una estrategia clara para la digitalización puede derivar en pérdidas de tiempo, errores administrativos y, lo que es peor, riesgos de seguridad que pueden comprometer la confidencialidad de los datos.

Veamos en más profundidad todos los desafíos que dificultan el trabajo diario y limitan el crecimiento de los despachos.

Los despachos gestionan información altamente sensible, desde contratos hasta expedientes legales, lo que los convierte en objetivo de ciberataques y brechas de seguridad. Además, deben cumplir con regulaciones estrictas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que exige medidas de protección y almacenamiento seguro.

El incumplimiento de estas normativas puede derivar en sanciones económicas y pérdida de confianza por parte de los clientes. La implementación de un sistema de gestión documental con medidas avanzadas de protección y control de accesos es clave para evitar estos problemas.

El teletrabajo y la necesidad de acceder a documentos en cualquier momento han crecido exponencialmente. Sin embargo, muchos despachos aún dependen de sistemas locales o servidores tradicionales, lo que dificulta el acceso seguro desde diferentes dispositivos y ubicaciones.

La falta de acceso remoto limita la productividad y genera retrasos en procesos esenciales como la revisión de contratos, firma de documentos y colaboración con clientes. Un sistema de almacenamiento en la nube permite que los profesionales accedan a la información desde cualquier lugar sin comprometer la seguridad.

Compartir documentos con compañeros, clientes o socios es una necesidad diaria. Sin embargo, hacerlo a través de correos electrónicos o plataformas no seguras puede comprometer la privacidad y seguridad de los datos. Es crucial contar con una solución que facilite la colaboración sin poner en riesgo la información.

Los despachos que implementan soluciones de gestión documental avanzadas pueden establecer permisos específicos para cada usuario, asegurando que solo las personas autorizadas puedan ver o editar determinados archivos.

Los documentos almacenados en discos duros locales o en la nube sin un sistema de backup automatizado pueden perderse por fallos técnicos, ataques informáticos o errores humanos. Sin un sistema de control y recuperación, la pérdida de datos puede ser irreparable.

Las copias de seguridad automatizadas y la retención de versiones anteriores de los documentos permiten garantizar la integridad de la información y evitar la pérdida de archivos críticos.

Para hacer frente a estos desafíos, en ANCO contamos con una solución de gestión documental, adCoud Files, que permite centralizar, sincronizar y colaborar con los archivos desde cualquier lugar y dispositivo.

Y ¿por qué es clave para los despachos profesionales? ¡Veamos cómo puede entonces esta plataforma transformar tu forma de trabajar!

Olvídate de los archivos dispersos en distintos dispositivos. Con adCloud Files, puedes almacenar todos tus documentos en una plataforma centralizada con sincronización automática, garantizando el acceso desde cualquier lugar y dispositivo.

Además, puedes trabajar en modo "sin conexión" con archivos en la nube. Cualquier cambio realizado en los archivos se sincroniza automáticamente con el repositorio una vez vuelve a haber conexión.

La solución garantiza las mejores prácticas en seguridad: tus datos permanecen seguros, alojados en datacenters de adCloud, sujetos a estrictas certificaciones ISO 27001, ENS y RGPD. Cuentan con varias capas de seguridad:

Para compartir documentos de forma segura, adCloud Files ofrece una Virtual Data Room (VDR), una carpeta protegida en la nube donde compartir archivos con clientes, colaboradores o auditores sin comprometer la seguridad.

Además, permite configurar permisos específicos y registrar toda la actividad para garantizar el cumplimiento normativo.

La gestión inteligente de la solución permite ahorrar tiempo, reducir errores y mantener tus archivos siempre bajo control. Manejar grandes volúmenes de documentos ya no será un problema gracias a:

La migración a una plataforma digital puede generar dudas, pero en ANCO ofrecemos acompañamiento experto en todo momento, asegurando que tu despacho implante la solución sin complicaciones y con el máximo rendimiento.

Nuestro equipo experto monitorea los dispositivos de forma centralizada, gestiona alertas rápidamente y garantiza la seguridad de tus datos.