Automatización de flujos de trabajo: Diferencias con RPA
Índice.
Automatizar un proceso no siempre significa hacerlo más rápido. ¿De qué serviría automatizar el aviso de una aprobación si la persona que tiene que aprobar sigue revisando el documento a mano, línea por línea?
Es un patrón que se repite bastante: las empresas pueden automatizar un flujo de trabajo, pero el proceso sigue teniendo prácticamente los mismos cuellos de botella. Y esto ocurre en muchos ámbitos: compras, administración, finanzas, recursos humanos, gestión documental o atención al cliente.
Automatizamos el recorrido del trabajo, pero no necesariamente el trabajo que ocurre dentro de ese recorrido.
Por eso, antes de automatizar un proceso, conviene separar dos conceptos que se confunden con frecuencia: automatizar un flujo de trabajo no es lo mismo que automatizar una tarea con RPA.
Qué es un flujo de trabajo automatizado
Un flujo de trabajo automatizado es la orquestación de los pasos que sigue un proceso entre distintas personas y sistemas: quién aprueba qué, en qué orden, con qué condiciones, y qué pasa si alguien no responde a tiempo. No ejecuta la tarea en sí; mueve el trabajo de una persona a la siguiente sin que nadie tenga que acordarse de reenviar un correo o perseguir una firma.
Esto se aplica a solicitudes de vacaciones, aprobaciones de compra, incorporación de nuevos empleados o revisión de contratos. Cualquier proceso donde varias personas tienen que intervenir en un orden concreto es candidato.
¿Flujo de trabajo y RPA son lo mismo?
No, aunque se usan como sinónimos con demasiada frecuencia. RPA ejecuta una tarea mecánica puntual, extraer un dato, rellenar un campo. Un flujo de trabajo automatizado orquesta el paso de una tarea a otra entre personas. Uno hace el trabajo, el otro decide quién lo hace y cuándo le llega el turno.
En qué se diferencia de RPA
La confusión tiene su lógica, porque ambas tecnologías suelen convivir en el mismo proceso, cada una en su capa:
| RPA | Flujo de trabajo automatizado | |
| Qué hace | Ejecuta una tarea mecánica puntual | Orquesta el paso de una tarea a otra entre personas y sistemas |
| Unidad de trabajo | Una acción repetitiva: copiar, extraer, introducir | Una secuencia de pasos con distintos responsables |
| Quién interviene | Nadie, mientras no haya excepción | Personas que aprueban, revisan o deciden en cada paso |
| Ejemplo típico | Extraer datos de una factura y volcarlos en el ERP | Aprobación de una compra que pasa por tres departamentos |
| Qué falla si se hace mal | Se bloquea ante la primera excepción | Se automatiza la ruta pero no las tareas pesadas dentro de ella |
Cómo conviven ambas capas en un proceso real
Hay un patrón habitual en este tipo de proyectos: una empresa automatiza el flujo de aprobación de una factura, quién la revisa, quién la aprueba, a quién se notifica si se retrasa, pero deja el paso más tedioso, introducir los datos de esa factura en el sistema, sin tocar, porque ese paso necesitaba RPA y nadie lo contempló al diseñar el flujo. El resultado es un proceso que se mueve rápido entre personas y se atasca exactamente en el mismo punto de siempre.
Cuando ambas capas se diseñan juntas, el flujo mueve el trabajo y RPA ejecuta la parte mecánica dentro de cada paso. Ninguna sustituye a la otra, se complementan.
Qué necesita tu empresa para automatizar flujos de trabajo bien
Lo primero, casi siempre, es mapear quién interviene hoy en el proceso real, no en el que aparece en el manual de procedimientos. Es habitual descubrir pasos que nadie recuerda por qué existen, aprobaciones duplicadas o personas que intervienen solo porque así se hizo la primera vez.
Después toca decidir qué parte del flujo necesita orquestación entre personas y qué parte es pura ejecución mecánica que un robot podría hacer sin que nadie se entere.
¿Qué herramientas automatizan flujos de trabajo?
Hay bastante variedad: desde funcionalidades de flujos dentro de Microsoft 365, pasando por plataformas de BPM (gestión de procesos de negocio) más específicas, hasta herramientas de bajo código que permiten montar aprobaciones sin depender de IT.
La elección depende de la complejidad del proceso y de los sistemas con los que tenga que conectar, no de cuál sea la más conocida.
Resolver solo una mitad del problema
Automatizar el flujo sin tocar la tarea que lo ralentiza es resolver la mitad del problema. La otra mitad casi siempre está en el paso que nadie miró dos veces.
¿Tu empresa ya automatiza aprobaciones o notificaciones pero el proceso sigue tardando lo mismo? En ANCO ayudamos a identificar si el cuello de botella está en el flujo o en una tarea que necesita RPA por debajo. Aquí puedes ver cómo se combinan ambas capas en la automatización inteligente, o si lo prefieres, contacta con nosotros y revisamos tu caso.
